展会老手献出“参展宝典”

2017/05/31
  参加各类展销会、博览会是出口商拓展贸易的重要渠道。下个月21号,义乌将迎来第十九届中国义乌国际小商品博览会(简称义博会),对于家门口的博览会,义乌企业自然不能错过。在剩下不到一个月的时间里,企业该准备些什么,有什么值得注意的事项,多次参展的业内人士为首次参展的企业一一给出意见和建议。

展会老手献出“参展宝典”
  参展前准备工作

  【第一步】

  酒香也怕巷子深

  “只是因为在人群中多看了你一眼,从此没能忘掉你容颜。”过目难忘,对人如此,作为企业形象窗口的展位,同样也需如此。

  鲍辉和朋友共同经营着一家外贸工厂,主要生产各类女式皮鞋。此前,他已经参加过两届义博会,一届春季广交会。第一次参展时,由于没有经验,他认为就是展示产品,所以就把产品摆在展位上了事。结果除了老客户,很少有采购商会在展位上停留。第二次参展时,展位被稍加装饰,至少一眼看去有别于两旁的展位,效果较为理想。第三次参展时,他多花了些精力,将展位布置得像个精品鞋店,反响最好,不止吸引了采购商,甚至吸引了不少工作人员、参展商过来询问是否零售。

  “展会上展位密集,同类别企业集聚,要想让客户在自己的展位上多逗留一会,展位装修就很有必要。”有过多次参展经验的鲍辉表示,不过在此之前,企业要先弄清楚会展方能提供哪些展具,会展方对展位装修的限制条件等事项。了解清楚后,企业应按照产品特性设计展位。就以皮鞋为例,企业可加强鞋柜颜色与鞋子的对比度,增加射灯以提升皮质光泽度和时尚感。

  不过值得注意的是,企业进场布展时间较短,通常在开幕前几天,因此布展前不仅要协调本公司人员的时间,还要加强对会展现场电工等工作人员的沟通工作,以免耽误进度。“另外,企业还可印制一些精美的宣传册,在现场分发给采购商。”鲍辉说,为了增加前来展位咨询的客户的印象,企业还可准备茶叶、咖啡、矿泉水、零食、小礼物等物品。不过前提是工作人员自己忍得住嘴馋,别在展会上吃东西,以免影响企业形象和专业性。

  【第二步】

  广发英雄帖

  展会布置前期工作准备得差不多了,那么企业就可以向客户广发“英雄帖”了。“邀请客户参加展会,一方面可以向客户展示新产品,另一方面也是增加和客户的交流机会,将之前电话、邮件、网络交流方式变为面对面交流,增进双方了解。”鲍辉说,据调查,采购商光顾那些曾经在展会前寄过邀请函的企业展位,比参观其他公司的展位机会大4倍。

  因此,有意识地邀请客户参加展会很有必要。鲍辉介绍,在展会前一个月,企业就可以开始向老客户和潜在客户发邀请函了。其中,邀请函的内容中需注明展会的名称、时间、参展人员及联系方式、公司的展位号、产品信息,尤其是新产品。最好附上展位图,标明企业所在展馆、展位号,甚至还可以画出从门口到展位的路径图,方便客户寻找。

  不过也不是发一遍邀请函就能一劳永逸。企业可进行参展倒计时,在离展会开幕前半个月,企业可以选择向大客户和将重点发展的客户再发一遍邀请函,内容只需稍加修改即可。

  “在此期间,工作人员可制定客户资料表格,对有回复的客户,或者明确表示将参加展会的客户要登记在册,向他们确定出发时间、采用何种交通方式、住宿、届时参加展会时所使用的联系方式等信息。”鲍辉说,将这些信息保存好,以便联系客户。如有需要,还可给大客户提供接机、酒店预订等服务。

  【第三步】

  加强人员培训

  “有客户询问,第一句话应该怎么说?”、“展位上客户太多,忙不过来,怎么办?”、“对于索要资料的人怎么办?”……企业参展,工作人员发挥得怎么样,将直接影响到企业参展效果。因此,事先对参展工作人员进行培训至关重要。

  何敏是义乌一家外贸公司的老业务员,在带领新业务员时,她经常问的问题就是如何跟客户聊天。“看到有客户进来,很多业务员一开口就是需要什么,随便看一下。一般这么说,如果没有客户很感兴趣的东西,他随便看几眼就走了,连交流的欲望都没有。”何敏说,所以第一句话很重要。

  她认为,客户是“聊”出来的。业务员在见到客户时可先观察客户的外表,看他目光看向何处,他和身边人的言行,然后再开口,可先聊客户身边的东西,或者从他看的产品的性能聊起。“客户是上帝,但也没必要认为他高人一等,可以先从交朋友的心态聊起,轻松切入话题。”何敏说,当客户较多时,可以先提供宣传册、茶水等物品安排其他的客户先休息,保持礼貌,不要人一多就乱了阵脚,东一句西一句的回答客户。

  除了训练业务员的交流能力,还要提升其辨别能力。“都说知己知彼,方能百战百胜。因此,展会上也会有不少竞争对手来探行情。他们或许会以客户的身份来索要资料,查看产品和展位设计。”何敏介绍,一般真正的客户上门,会主动递交名片、交换联系方式,而如果是竞争对手,则一般不会留下个人信息。这时,业务员可主动向对方索要名片或电话号码,如果对方拒绝提供,业务员也可婉拒提供其宣传资料。另外,还需注意保护产品,谨防对方拍照。

  参展注意事项

  保护自身知识产权

  参展是企业扩宽贸易面的有效渠道之一,不过其内在风险也不可忽视。其中之一就是产品被仿制。“展会是展示企业新产品的好时机,这个时候,客户下单的可能性较大,但被竞争对手模仿的机会也很大。”鲍辉说,上次就吃了一次亏。

  在参加春季广交会时,鲍辉亮出了自己的“杀手锏”:几款结合了当时流行元素的新款式。当时,客户询问度较高,之后,有意向下单的客户也比较多。但由于是新开发的款式,相比之前的老款式,报价较高。展会结束后,业务员对之前的意向客户进行跟踪回访时却发现,他们的成交意向并不大。客户的理由是报价太高。“之后才发现,有另外几家工厂出了相似的款,但报价比我们低一截,成功地把客户吸引走了。”鲍辉说,所以参加展会时,他比较矛盾,一方面想用新品争取客户,另一方面又怕自己辛苦研发出的新产品被同行仿制。

  鲍辉心中的矛盾在展会上较为普遍,这个问题被诟病已久。“这个时候,企业要充分利用法律武器,保护自身的合法利益。”何敏说,《展会知识产权保护办法》规定,企业在参加展览、展销会、博览会时,不得侵犯其他企业、组织和个人的商标、专利等知识产权。如果发现以上状况,被侵犯企业可向有关部门提出申诉。不过前提是,企业要为自己的产品申请专利,懂得利用法律维权。

  谨慎选择运输公司

  “鞋子怎么压扁了,鞋子上的金属装饰怎么掉了。”鲍辉在参加广交会时,由于需到外地参展,参展样品等物品需托运。而选择的物流公司却不靠谱,不仅到货时间大大逾期,托运的货物质量也出现了问题。“尽管这次是在家门口参展,但一些公司由于样品等较多,需要通过运输公司解决,这里提个醒,选择物流公司需谨慎。”鲍辉说。

  他建议,尽量选择正规的物流、运输公司托运,在此之前需签订合同,规定数量、托运物件、时间等信息,并注明如出现延期,物件损坏等问题时该如何解决。特别需注意的是,千万别因为贪便宜而随便选择路边拉货的车,因为只有口头承诺,缺乏合同保障,很可能会遭遇货物被掉包,或损坏质量,多收费用的风险。一旦出现问题,缺乏有效依据,事情将很难得到解决。